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POLÍTICA TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y CONDICIONES DE USO

Al acceder a COOPEBIS y todas las páginas que lo conforma usted está de acuerdo con los términos y condiciones expuestas a continuación. Si usted no está de acuerdo con estos términos y condiciones no ingrese al sitio ni a ninguna de las páginas que lo conforman.

BASE LEGAL

La política de tratamiento de la información se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política y de la Política Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales (LEPD); y del artículo 13 del decreto 1377 de 2013, por el cual se reglamenta parcialmente la ley anterior.

Esta política será aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos que sean objeto de tratamiento por el responsable del tratamiento.

DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.  Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entendiéndose por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, pueden ser tratados por cualquier persona siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.

Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.

Dato público: Es el dato calificado como tal en los mandatos de la ley o de la Constitución Política. Son públicos entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y los relativos al estado civil de las personas. Ej: Los datos que aparecen en la cédula de ciudadanía y registro civil de nacimiento.

Dato semiprivado: El dato que no tiene naturaleza intima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo al titular sino a cierto sector o grupo de personas o la sociedad en general. Ej: Los datos financieros y crediticios.

Encargado del Tratamiento: Es quien por sí misma o en asocio con otros realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Es quien decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Es la persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, como por ejemplo, y sin limitarse a estos: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El responsable del tratamiento de las bases de datos, objeto de ésta política es COOPEBIS, cuyos datos de contacto son los siguientes:

  • Cooperativa para el Bienestar Social- COOPEBIS
  • Nit: 860.514.823-1
  • Dirección: Cra 31ª No. 25ª-17
  • Correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla.
  • Teléfono: 3687009

 

AUTORIZACIÓN

El TITULAR de los datos personales manifiesta expresamente que conoce y autoriza a COOPEBIS., a dar tratamiento a sus datos personales, facultando el almacenamiento en medio físico y/o digital o en cualquier otro formato existente o que llegare a existir, así como el uso, circulación, actualización, procesamiento, verificación, supresión y compartirla con encargados del tratamiento de este tipo de información.

 

TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LAS BASES DE DATOS

COOPEBIS, en el desarrollo de su actividad empresarial, lleva a cabo el tratamiento de los datos personales relativos a personas naturales y jurídicas  que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la constitución y la ley.

De manera general, las principales finalidades del Tratamiento de Datos Personales por parte de COOPEBIS son aquellas para la cual fueron suministrados en cumplimiento de sus objetivos misionales y en la prestación de los servicios propios o conexos como entidad cooperativa de ahorro y crédito y de manera específica  los  siguientes:

ü  TITULAR DE LA INFORMACIÓN: ASOCIADO

El asociado, al momento de registrar la información en cualquiera de los canales dispuestos para tal fin, autoriza a COOPEBIS, y sus  encargados del tratamiento a conservarla, actualizarla, procesarla, consultarla,  tratarla y utilizar la misma en el envío de información comercial y publicitaria relacionada con su actividad económica, servicios y convenios a través de (i) correos electrónicos, (ii) llamadas telefónicas (celulares o teléfonos fijos), (iii) mensajes de texto y (iv) comunicación escrita a la dirección suministrada, entre otros, previa autorización.

La finalidad principal es prestar sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los asociados de COOPEBIS, y con las actividades realizadas por COOPEBIS conforme  a su  naturaleza jurídica de establecimiento  cooperativo especializado  en ahorro y crédito, con el fin de cumplir los contratos celebrados, incluyendo pero sin limitarse a la realización de operaciones activas, pasivas y neutras, autorizadas por la Superintendencia de Economía Solidaria y por normas concordantes que le sean aplicables. Como consecuencia de ello, COOPEBIS tendrá de manera particular como finalidades para el Tratamiento de los Datos Personales, entre otras, las siguientes:

  • Poner en práctica las políticas corporativas de COOPEBIS.
  • Cumplir con las obligaciones contractuales adquiridas por COOPEBIS con sus asociados.
  • Realizar actividades de mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios o productos propios o de terceros con los cuales tenga alianzas comerciales.
  • Realizar actualizaciones de datos de contacto y otra información del Asociado.
  • Garantizar el cumplimiento de los protocolos de seguridad de la información.
  • Elaborar   estadísticas, encuestas, y análisis de mercado.
  • Participación en actividades de bienestar y educación que realiza la Cooperativa.
  • Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento.

ü  TITULAR DE LA INFORMACIÓN: PROVEEDOR

El Proveedor al momento de registrar la información en los canales dispuestos para tal fin, autoriza a COOPEBIS., a procesarla, actualizarla y consultarla, con las siguientes finalidades:

Mantener una eficiente comunicación de la información, que sea de utilidad en los vínculos comerciales en los que sea parte el Proveedor titular de la información.

Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por COOPEBIS., con los proveedores titulares de la información.

Informar las modificaciones internas de cualquier tipo que se presenten en desarrollo de los vínculos comerciales con el Proveedor titular de la información.

Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por el Proveedor titular de la información.

Cumplir los procesos internos de COOPEBIS.,  en materia de administración de proveedores y contratistas.

Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de COOPEBIS.

ü  TITULAR DE LA INFORMACIÓN: EMPLEADOS

El empleado al momento de registrar la información en los canales dispuestos para tal fin, autoriza a COOPEBIS., a procesarla, actualizarla y consultarla, con las siguientes finalidades:

  • Realizar  todos  los  procesos  necesarios  para  dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias en relación con los empleados de COOPEBIS.
  • Realizar las actividades inherentes al proceso de vinculación, pago de nómina, pagos de seguridad social y pago de parafiscales.
  • Para efectos de afiliaciones al Sistema de Seguridad Social integral, datos de los familiares (hijos, esposo (a)).
  • Cuentas bancarias para pagos de salarios y honorarios.
  • Capacitación.
  • Seguridad y salud en el trabajo.
  • Fines estadísticos.
  • Actividades culturales recreativas y sociales.
  • Grabación de llamadas de teléfono interno y externo, en caso de requerirse como evidencia ante una reclamación.
  • Control de horarios de trabajo, mediante la captura de la huella digital al momento del ingreso y salida de las instalaciones de COOPEBIS.
  • Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de COOPEBIS

ü  TITULAR DE LA INFORMACIÓN: CANDIDATO A EMPLEADO

El candidato a empleado es la persona que se presenta en las instalaciones de COOPEBIS o envía un mail con su hoja de vida, para postularse a una vacante ofrecida por la Cooperativa.

La finalidad es la recolección de la información de las hojas de vida, certificaciones y referencias personales de quienes se presentan a procesos de selección en nuestra Cooperativa y buscar identificar a los candidatos más idóneos para ser vinculados, o con el fin de ubicar a la persona en el contexto empresarial más adecuado a su perfil. También para contactarla en otro proceso de selección para el cual la Cooperativa considere que puede participar.

ü  TITULAR DE LA INFORMACIÓN: CANDIDATO A  ASOCIADO

El prospecto para asociado es aquella persona que solicita asociarse a COOPEBIS, para lo cual debe cumplir con ciertos requisitos y debe suministrarle a COOPEBIS la información necesaria que le permita determinar la viabilidad de la solicitud. La finalidad de los datos suministrados por estas personas, es para el estudio del cumplimiento de los requisitos para ser asociado de COOPEBIS, y establecer un canal para la adecuada comunicación acerca de la decisión final respecto a la solicitud realizada.

ü  DATOS BIOMÉTRICOS

COOPEBIS, podrá hacer tratamiento de Datos Biométricos, las cuales se limitarán a las finalidades de administración de grabaciones mediante CCTV (Circuito Cerrado de Televisión) en las instalaciones de la Cooperativa con relación al control de acceso físico en las mismas y para efectos de seguridad del personal que labora o visita la Cooperativa.

Se entiende por datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

ATENCIÓN TITULARES DE DATOS

Los titulares de la información podrán consignar sus inquietudes, consultar su información personal o solicitar el retiro de la base de datos o la rectificación o actualización de la información que reposa en la misma en los términos establecidos en la Ley 1581 de 2012, así como presentar los respectivos reclamos; para este fin, COOPEBIS., pone a disposición de los titulares los siguientes canales de comunicación:

ASOCIADOS Y PROVEEDORES

  • Página web: http://coopebis.coop/ , link Contáctenos.
  • Correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla.
  • Dirección: Cra. 31ª No. 25ª-17
  • Líneas de atención: 3687009

EMPLEADOS

  • Correo electrónico:  nmahechaEsta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla.
  • Línea de atención: 3687009 ext. 118 - 134

 

DERECHOS DE QUEJAS Y RECLAMOS

Según el artículo 21 del decreto 1377 de 2013, el titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales en dos casos:

  1. Al menos una vez cada mes calendario.
  2. Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

El titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos a través de la página web http://coopebis.coop/ /Consulta Estado de Cuenta o, mediante un escrito dirigido a COOPEBIS, enviado al correo electrónico: (Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla.), indicando en el Asunto “Ejerciendo el derecho de acceso o consulta”. La solicitud debe contener los siguientes datos:

-       Nombre y apellidos del Titular.

-   Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como el documento acreditativo de tal representación.

-       Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.

-       Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.

-       Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.

Una vez recibida la solicitud, COOPEBIS resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibido de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la LEPD.

Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente  podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

DERECHOS DE LOS TITULARES

EL TITULAR de los datos personales tiene derecho a tener conocimiento de la información que se tiene en la base de datos, así como a tener acceso a ellos,  actualizarlos y rectificarlos.  En estos términos, el TITULAR puede solicitar la prueba de la autorización otorgada, así como información acerca del uso que se le ha dado a sus datos.

Igualmente el TITULAR podrá solicitar la supresión de los datos, así como revocar la autorización de tratamiento otorgada a COOPEBIS.  En el caso de que se llegare a solicitar información sensible o de menores de edad, el TITULAR tendrá la facultad de no suministrar dichos datos, de lo cual se dejará constancia.

Finalmente, el TITULAR tiene derecho a presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la Ley de Habeas Data y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previa la reclamación directa que deberá presentar a COOPEBIS.

OBLIGACIONES DE COOPEBIS

COOPEBIS., se compromete a mantener la confidencialidad de los datos personales que no sean públicos, así como el adoptar las medidas de seguridad, las medidas técnicas de protección, compromisos contractuales de personal y/o de terceros y todas aquellas necesarias para cumplir con esta obligación.

En el caso de los datos que no sean públicos, la obligación de confidencialidad se mantendrá incluso después de terminada la relación contractual.

Otras obligaciones que se tienen al respecto:

  • Garantizar el ejercicio del derecho de habeas data al TITULAR.
  • Conservar la autorización del TITULAR para el tratamiento de datos.
  • Las demás que correspondan conforme a la Ley.

RESPONSABILIDADES DE  COOPEBIS

COOPEBIS., no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido de terceros a la base de datos y/o por alguna falla técnica en el funcionamiento y/o conservación de datos en el sistema de almacenamiento de la información. Sin embargo informará a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se le presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

COOPEBIS., se abstiene de recolectar información de cualquier tipo proveniente de menores de edad sin el consentimiento de un adulto responsable o tutor.

COOPEBIS., cuando actúe como responsable o encargada del tratamiento de la información, recopila, recolecta, almacena, depura, usa, registra, procesa, verifica, analiza, circula, actualiza y cruza la información de sus titulares. Estas actividades son realizadas directamente y con las medidas de precaución para el adecuado almacenamiento, tratamiento y protección de la información contra pérdida, abuso, cambios u otro fin al autorizado.

VIGENCIA

COOPEBIS., declara que la presente Política de Tratamiento de la Información rige a partir del 05 de noviembre de 2016 y la base de datos de nuestros titulares estará vigente por el término de duración de nuestra cooperativa. Toda modificación entrará en vigencia y tendrá efectos frente a los titulares desde su publicación en el canal correspondiente. En consecuencia, se recomienda a los titulares visitar y consultar frecuentemente el Portal http://coopebis.coop/ en el módulo correspondiente, para conocer de estos cambios.

Para  dar constancia, se firma en la ciudad de  Bogotá D.C., a los cinco (05) días del mes de noviembre de dos mil diez y seis (2016).

 

 

FDO. ANA PATRICIA RODRIGUEZ JIMENEZ

Representante Legal COOPEBIS